Dieses Wissen hilft dir nicht nur zu verstehen, was jemand macht, sondern auch warum und wie er es macht.

• Rollen orientieren sich an der Ablauforganisation. Sie sind flexibel, manchmal zeitlich begrenzt oder projektbezogen. Sie sind wie das Schweizer Taschenmesser deines Teams – vielseitig und anpassungsfähig. Rollen passen sich den aktuellen Bedürfnissen und Herausforderungen an. Sie sind also nicht in Stein gemeisselt, sondern eher wie Knetmasse – formbar und wandelbar.
• Funktionen orientierten sich an der Aufbauorganisation. Sie sind an der guten alten Stellen/Funktionsbeschreibung – sie definieren feste und langfristige Aufgaben. Sie bieten eine stabile Struktur und ändern sich selten. Funktionen sind wie der Anker, der das Team in stürmischen Zeiten festhält.

Rollen haben jede Menge Vorteile und machen dein Team nicht nur effizienter, sondern auch glücklicher. Aber warum ist das so?

• Rollenflexibilität: Rollen können flexibler angepasst und neu definiert werden, je nach Bedürfnissen.
• Kompetenz entwickelnd: Mitarbeitende können ihre Kompetenzen breiter entwickeln und sind vielseitiger einsetzbar, indem sie verschiedenen Rollen einnehmen.
• Motivierend: Das Arbeiten in verschiedenen Rollen bietet Abwechslung und die Möglichkeit, verschiedene Fähigkeiten und Interessen einzubringen.
• Klärend: Mehr Klarheit für die Mitarbeitenden was der Zweck, die Aufgaben und Freiheiten sind.
• Vernetzend: Statt in starren Abteilungen zu denken und handeln, kann das Rollenkonzept ein übergreifendes und vernetztes Arbeiten ermöglichen.
• Dynamisch: Rollen ermöglichen die Bildung von dynamischen, projektbezogenen Teams. Mitarbeitende können je nach Projektanforderungen unterschiedliche Rollen übernehmen.

Schritt 1 – Aktuelles Rollenbild skizzieren:
Du hast noch keine expliziten Rollen? Hier eine Kurzanleitung, wie du dir schnell einen Überblick verschaffst:

1. Gehe durch deinen Kalender und deine To-do-Listen und identifiziere alle wiederkehrenden Tätigkeiten.
2. Welche Tätigkeiten fallen in einen ähnlichen Verantwortungsbereich und können zusammengefasst werden? Bilde drei bis zehn Cluster und gib jedem einen Namen. Das sind die Rollen, mit denen du in dieser Übung weiterarbeiten kannst.

Schritt 2 – Aufwand pro Rolle schätzen:
Im zweiten Schritt schätzt du für jede Rolle, wie viel Aufwand sie pro Woche erfordert. Nimm dazu deine Gesamt-Wochenarbeitszeit und reflektiere, wie sie sich ungefähr auf die verschiedenen Tätigkeiten aufteilt.

Einen Anhaltspunkt gibt dir dein Kalender der letzten Wochen: Gehe ihn Tag für Tag durch, um Klarheit darüber zu bekommen, wie viel Zeit du in welcher Rolle verbracht hast.

Trage die Prozentzahlen in die Tabelle ein. Die addierten Werte müssen nicht zwingend 100 Prozent ergeben, da du sicher auch Dinge tust, die ausserhalb deiner Rollen liegen. Vielmehr sollen dir die Zahlen ein Gefühl dafür geben, welche Aufgaben grössere Teile deiner Kapazität einnehmen und welche eher kleine.

Schritt 3 – Impact pro Rolle ermitteln:
Nun ermittelst du den Impact deiner Rollen, also wie sehr sie dein Team und deine Organisation voranbringen. Trage in der Tabelle für jede Rolle ein, wie stark du ihren organisationalen Impact auf einer Skala von 1 bis 7 einschätzt (1 = kaum Impact, 7 = maximaler Impact).

Dabei helfen dir folgende Fragen:

• Wie sehr zahlt diese Rolle darauf ein, uns als Team und als Organisation voranzubringen?
• Wie gross wäre der Schaden, wenn es diese Rolle nicht gäbe?
• Wenn ich mich auf eine Rolle beschränken müsste (und alle anderen Tätigkeiten liegen bleiben würden), wie wahrscheinlich wäre es, dass ich diese auswählen würde?

Schritt 4 – Stärkenreise:
Rollen in Organisationen erfordern spezifische Stärken, die idealerweise zu den Anforderungen und Aufgaben dieser Rolle passen. Daher ist es essenziell, die eigenen Stärken zu kennen und gezielt einzusetzen.

Um eure Stärken zu entdecken und kennenzulernen empfehlen wir euch wyrd. In nur 25 Minuten zeigt dir wyrd, welche Kompetenzen du in den Bereichen Konzeption, Einfluss, Umsetzung und Beziehung mitbringst. Dabei gewinnst du auch wertvolle Einblicke in das, was dir wertvoll ist – ob es nun deine Offenheit für Neues, das Streben nach Sicherheit, deine Ziele oder dein Sinn für Gemeinschaft ist.

wyrd hilft nicht nur dabei, dich selbst besser zu verstehen, sondern auch dabei, in deinem beruflichen Kontext die passende Rolle zu finden oder dich in einer bestehenden Rolle weiterzuentwickeln.

Schritt 5 – Rollen-Anziehungskraft ermitteln:
Alle deine Rollen sollten auf die Ziele der Organisation einzahlen. Ebenso wichtig ist es aber zu reflektieren, was dich anzieht. Welche Aufgaben geben dir Energie und welche nicht?

Gib in der Tabelle für jede Tätigkeit an, wie sehr sie dir liegt. Nutze dafür die Skala von 1 (Es kostet mich viel Energie, diese Rolle auszufüllen. Ich würde sie gern abgeben, wenn ich könnte) bis 7 (Diese Rolle auszufüllen, gibt mir Energie. Ich würde mich ihr gern noch mehr widmen).

Schritt 6 – Auf Rollen-Matrix verorten
Basierend auf deinen Reflexionen aus den vorangegangenen Schritten verortest du alle deine Rollen auf der Rollen-Matrix. Auf der x-Achse ist der organisationale Impact abgebildet, auf der y-Achse die Rollen-Anziehungskraft.

Schritt 7 – Abschlussreflexion
Du kennst nun den Impact deiner Rollen, weisst, welche dich besonders anziehen und wie viel Kapazität sie jeweils beanspruchen. Nutze die Matrix, um dein Rollenprofil weiterzuentwickeln.

• Gibt es Rollen, die du besonders gern ausfüllst, die aber keinen grossen Mehrwert für die Organisation haben? Kannst du sie so umgestalten, dass sie sich weiter in Richtung des ersten Quadranten verschieben?
• Welche Rollen sind für die Organisation unabdingbar, rauben dir aber eher Energie? Wie müssten sich die Rollen verändern, um dir mehr zu liegen?
• Welche Rollen aus dem ersten Quadranten bekommen zu wenig Zeit, welche aus den anderen Quadranten zu viel? Was müsste sich ändern, damit du den Win-win-Rollen mehr Zeit widmen könntest?
• Kannst du Rollen, die kaum Impact haben oder dir nicht sonderlich liegen, an eine andere Person abgeben oder sogar ganz abschaffen?

Schritt 1 – Aufgaben sammeln
Jede*r nimmt sich 10 Minuten Zeit und schreibt ihre*seine Aufgaben in Form von Post-Its auf. Immer nur eine Aufgabe pro Post-It. Teilt eure Aufgaben untereinander und versucht auf eine „Flughöhe“ zu gelangen. Das heisst nicht zu generisch und nicht zu kleinteilig.

Schritt 2 – Aufgaben clustern
Versucht eure Aufgaben zu clustern. Die Herausforderung ist, die Cluster angemessen gross bzw. klein zu machen. So dass sie passend für eine Rolle sind. Fertig? Kontrolliert die Cluster, nochmals.

Schritt 3 – Weglassen von Aufgaben
Nun geht es darum, die Aufgaben kritisch zu hinterfragen. Überlegt gemeinsam, welche Aufgaben möglicherweise redundant oder nicht mehr relevant sind, diese streicht ihr. Dazu könnt ihr euch folgende Fragen stellen: Ist diese Aufgabe wirklich notwendig? Trägt sie zum Zweck oder zur Domäne bei?

Schritt 4 – Rollenkarte Zweck/Domäne
Fangt am besten mit einer Einfachen Rollenkarte an. Am meisten Spass machte es mit dem Zweck zu starten. Daran können sich die anderen Felder orientieren. Teilt die Rollenkarte auch einer Heimat zu.

Schritt 5 – Rollenbeschreibung ausfüllen
Sobald ihr den Zweck und die Domäne definiert habt könnt ihr nun zur Rollenbeschreibung. Dazu gehören Umfang, Verantwortlichkeiten, Freiheiten und Partner.

Schritt 6 – Nominierung & Stärkenreise
Jetzt wird es aufregend, die Rollen werden verteilt. Für die Rollenwahl sind auch die Stärken entscheidend, weshalb wir euch vorgängig eine Stärkenreise empfehlen. Hier findet ihr alles dazu.

Schritt 7 – Retro
Definiert einen Retro Termin um nochmals auf die Rollenentwicklung zurückzublicken.

Eine gut definierte Rollenkarte ist das Herzstück für erfolgreiches rollenbasiertes Arbeiten. Sie sorgt für Klarheit, ermöglicht eine flexible Zusammenarbeit und schafft eine gemeinsame Ausrichtung. Dabei gibt es einige zentrale Prinzipien, die du beachten solltest:

• Eine Rolle ist ein klar abgegrenzter Verantwortungsbereich.
• Rollen können einfach übertragen werden.
• Führung kann in mehreren Rollen beschrieben werden.
• Jedes Team hat einige Standardrollen.
• Eine Person kann mehr als drei Rollen haben.
• Alle Rollen einer Person ergeben ihre Funktion.

Eine zentrale Komponente einer guten Rollenkarte ist der Zweck der Rolle. Er beschreibt nicht nur, welche Aufgaben mit der Rolle verbunden sind, sondern auch ihre Mission, ihren Kern und ihren Mehrwert für das Team oder die Organisation. Ein klar formulierter Zweck schafft Orientierung, Motivation und Identifikation mit der Rolle.

Hier einige Beispiele für prägnante Rollen-Zwecke:

• Projektcoach: „Projekt-Copilot:in, die den/die Projektleiter:in in jeder Phase des Projekts kompetent an die Zieldestination begleitet.“
• HR Services Specialist: „Treuhand-Schutzengel, der die Mitarbeitenden in jeder Phase ihrer Reise begleitet und unterstützt.“

Mehr dazu auch auf unserem Miro Board. 

Schritt 1:
Jede Person kann Menschen zur Wahl vorschlagen, auch sich selbst. Schreibt die Namen auf, sodass alle sehen, wer zur Wahl steht.

Schritt 2:
Jede Person hat eine Stimme. Den Namen der Person, auf die ihre Wahl fällt, schreibt sie auf einen Zettel und verdeckt diesen. Anschliessend drehen alle gleichzeitig ihren Zettel um, sodass der*die Moderator*in die Stimmen auszählen kann.

Schritt 3:
Reihum erklärt jede Person kurz, warum sie die entsprechende Person gewählt hat. Der Fokus liegt dabei auf den positiven Gründen für die Wahl einer Person: Was qualifiziert die Person eurer Meinung nach für die Rolle? Warum würdet ihr sie gern mit ihr besetzen? Der Ausdruck von Wertschätzung ist eine Chance für alle Wählenden, darüber nachzudenken, was die Rolle braucht, und es mit den Stärken und Fähigkeiten der Person abzugleichen. Wer keine Gründe für seine Wahl hat, äussert das.

Schritt 4:
Jede*r erhält die Möglichkeit, seine*ihre Entscheidung auf Grundlage der gehörten Argumente zu ändern. Es wird also erneut gewählt.

Schritt 5:
Ggf. kann der*die Moderator*in nun eine Stichwahl zwischen den beiden Personen mit den meisten Stimmen abhalten. Das ist sinnvoll, wenn bis jetzt niemand mehr als die Hälfte der Stimmen bekommen hat.

Schritt 6:
Der*die Moderator*in schlägt eine*n Nominierte*n für die Besetzung der Rolle vor und nennt den Grund seiner*ihrer Wahl. In der Regel sollte der Grund sein, dass die Person die meisten Stimmen bekommen hat.

Schritt 7:
Der*die Moderator*in fragt schwerwiegende Einwände gegen die Wahl ab. Wer durch die gewählte Besetzung Schaden für die Organisation befürchtet, äussert und begründet das. Ist der schwerwiegende Einwand valide, wird versucht, einen Kompromiss zu finden, der beide Seiten integriert. Wenn das nicht möglich ist, kann die Rolle nicht mit der gewählten Person besetzt werden.

Schritt 8:
Liegen keine schwerwiegenden Einwände vor, kann die gewählte Person die Wahl annehmen oder ablehnen. Sollte sie ablehnen, wählt der*die Moderator*in entweder eine andere Person für die Rolle (Schritt 6) oder zwei Personen für eine erneute Stichwahl (Schritt 5).